¿Qué es el sobrestock y cómo controlarlo? Un enfoque tecnológico y visual

La transformación digital, liderada por las tecnologías 3D y de realidad aumentada (RA), no sólo puede ayudar a las organizaciones a mantener a raya el persistente problema del sobrestock, sino también a incrementar las ventas, reducir los costes y mejorar la experiencia del cliente.     

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Puntos clave:

• Comprender la naturaleza, la causa y el impacto del sobrestock en las empresas   
• Por qué la transformación digital es clave para minimizar el sobrestock
• Cómo las tecnologías de visualización en 3D y de realidad aumentada están volviendo la ecuación del sobrestock a favor de las empresas     

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¿Qué significa el sobrestock en el comercio?

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Entender el concepto de sobrestock es importante porque influye en casi todas las demás métricas de la cadena de suministro 

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El sobrestock, término utilizado para definir los niveles de inventario en un comercio, es una condición que se produce cuando una empresa adquiere más productos de los que puede vender en un periodo de tiempo estipulado. El fenómeno del exceso de existencias es común en una amplia variedad de industrias y categorías de productos. Dado que influye en casi todas las métricas clave de éxito de la empresa moderna -desde una mejor planificación hasta ciclos de venta más cortos y una mejor experiencia del cliente-, el exceso de existencias es un factor importante para la supervivencia, el éxito y el sustento de cualquier empresa.  

Como regla general, tener más existencias se considera mejor que lucir tiendas vacías, lo que puede enfadar a los clientes y dañar la reputación de un negocio. Sin embargo, tiene sentido que las marcas y las empresas mantengan un volumen bajo de existencias que tengan a mano en un momento dado. Al considerar el alcance del término, hay que tener en cuenta que las mercancías dañadas o los productos devueltos por los clientes no se consideran parte del sobrestock.   

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¿Cuáles son las causas del sobrestock?

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El sobrestock es un resultado complejo de fuerzas tanto internas como externas a la empresa    

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¿Qué hace que las empresas se carguen de bienes e inventarios que no necesitan? Normalmente, es la consecuencia de una serie de acontecimientos y eventualidades internas y externas. Los factores internos que pueden provocar un exceso de existencias son:  

• Errores en las previsiones, que surgen de un sentido erróneo de la demanda y la oferta.   
• Gestión ineficaz de las distintas partes móviles de la cadena de suministro de la empresa.   
• Falta de comprensión de las fuerzas del mercado.   
• Miedo a quedarse sin existencias (el temor está bien fundado: las roturas de stock cuestan a los minoristas 1 billón de dólares cada año). 
• Pedidos cancelados o devueltos.   
• Entregas inoportunas.
• Productos viejos o caducados. 
• Promoción ineficaz del producto.   
• Lanzamiento fallido de productos.    

Los factores externos que pueden provocar un inventarios excesivo son: :  

• Fluctuaciones económicas imprevisibles.   
• Cadenas de suministro globales cada vez más complejas.    
• Cambios inesperados en las tendencias y el comportamiento de los clientes.   
• Desafíos específicos de la industria o del sector. 
• Irregularidades medioambientales.   
• Desastres que escapan al control humano (fuerza mayor). 

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¿Cuáles son las consecuencias del sobrestock?

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Desde la pérdida de ingresos hasta el daño medioambiental, el sobrestock puede acarrear una serie de problemas a las organizaciones 

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Un villano conocido en las salas de juntas que luchan por hacer frente a la incertidumbre tras una pandemia devastadora es el sobrestock. También conocido como stock muerto o inactivo, puede ser una fuente de estrés considerable para la dirección de la empresa. Los productos almacenados no ganan dinero, pero ahí no acaban los problemas. Mientras los artículos no vendidos siguen calentando las estanterías de los comercios y ocupando espacio de almacén ya pagado, acumulan tanto polvo como preocupación. Por un lado, el exceso de inventario -que representa una pérdida de ingresos para una empresa- bloquea partes vitales del capital que podrían haberse invertido en otra parte y, al mismo tiempo, limita el capital circulante. Puede restringir en gran medida los flujos de caja y, en casos extremos, hacer que la empresa cierre o se declare en quiebra. Además, las existencias sobrantes corren el riesgo de dañarse y quedar obsoletas: su valor se deprecia constantemente y, a la larga, hay que darlas de baja en los libros de contabilidad de la empresa. Los bienes no vendidos también tienden a ocupar espacio inmobiliario y a mermar las arcas de la empresa debido a sus costes operativos (OPEX).  

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Los productos almacenados no ganan dinero, pero ahí no acaban los problemas.

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Para librarse de la responsabilidad, las empresas a menudo tienen que recurrir a donar los bienes o venderlos con grandes descuentos, a veces a valor de chatarra. Ambas medidas afectan negativamente a la rentabilidad de la empresa. A veces, los excedentes de inventario se depositan en vertederos o se eliminan mediante incineración (sobre todo en los países en desarrollo), lo que supone un daño considerable para el medio ambiente. Por último, el desperdicio como concepto suscita cada vez más indignación en un momento en que grandes poblaciones de todo el mundo siguen empobrecidas y desfavorecidas. Se mire por donde se mire, el sobrestock surge como un "no ganar". 

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¿Cómo pueden las empresas evitar el sobrestock? 

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La transformación tecnológica a través de la digitalización puede ayudar por sí sola a las empresas a acabar con sus problemas de sobrestock 

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Los observadores del sector comparten una historia reveladora cuando se trata de cifras de pérdidas anuales. Mientras que el sobrestock cuesta a los minoristas 123.400 mil millones de dólares cada año, hay otros "malos" igualmente perjudiciales para la viabilidad de la empresa e intrínsecamente relacionados con el sobrestock que también merecen ser examinados. Los procesos ineficientes consumen 284.900 mil millones de dólares, los problemas manuales y de personal desvían 259.100 mil millones de dólares, la desconexión de datos y los cuellos de botella del sistema se comen 222.700 mil millones de dólares, la desalineación de los proveedores consume 158.500 mil millones de dólares y los robos acaparan 161.600 mil millones de dólares.  

Y, sin embargo, muchos fabricantes y marcas se mantienen indiferentes al problema. Según datos de Shopify, casi el 43% de las pequeñas empresas siguen haciendo un seguimiento del inventario mediante métodos anticuados y manuales, o no lo hacen en absoluto. Esto, en una época en la que la tecnología de inventario ha progresado rápidamente, puede ser un problema decisivo. Hoy en día, las empresas disponen de software, herramientas digitales y sistemas de punto de venta que ayudan a controlar el problema del sobrestock: 

• Añadiendo eficiencia a la gestión de las existencias y el inventario con mejores capacidades de previsión.   
• Comprendiendo los perfiles y el comportamiento de los clientes de forma detallada.   
• Controlando y midiendo el movimiento y la disponibilidad de las existencias en tiempo real.    
• Integrando las actividades del almacén en todas las ubicaciones, como iniciar órdenes de transferencia y actualizar el inventario en tiempo real.   
• Optimizando el espacio y los procesos de almacenamiento para dar prioridad a los artículos más rentables.   
• Convirtiendo la gestión de materiales y la preparación de pedidos, que abarca la gestión de inventarios, la asignación de pedidos, la expedición de artículos y el cumplimiento de pedidos, y que representa casi el 65% de los costes de almacén.   
• Priorizando las preferencias de reposición entre las categorías de artículos (SKU) y las ubicaciones de venta al público.   
• Rastreando los productos defectuosos hasta su lote de origen, obteniendo un control sin precedentes sobre las existencias desechables y facilitando a los equipos las fechas de fabricación y caducidad.   
• Obteniendo información vital sobre diversos aspectos de la función de ventas.   

Está claro que la transformación del negocio a través de la digitalización es la necesidad del momento. Una jugada sencilla para aquellos que buscan tomar el camino de la tecnología para reinventar su actividad logística y frenar los problemas de sobrestock sería ponerse de acuerdo en los objetivos, elegir una plataforma tecnológica que se alinee con sus metas e ir a por el desarrollo a gran escala mediante la creación de una cultura digital.  

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¿Cómo pueden las organizaciones acertar con la fórmula correcta del equilibrio del inventario?  

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Acertar con la ecuación de los inventarios puede suponer caminar por la cuerda floja entre varias fuerzas que difieren entre sí 

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La estrategia de inventario suele ser un pulso entre los diversos objetivos corporativos de costes, ingresos y ventas. Y aunque es clave para la rentabilidad, a menudo puede parecer un juego de adivinanzas. Para los responsables de la cadena de suministro y la logística, el camino debe empezar por plantear las preguntas adecuadas. ¿Debe la empresa mantener más existencias y arriesgar así el capital circulante, el desperdicio y los flujos de caja? ¿O debe optar por menos existencias y más capital circulante, lo que también puede significar un desabastecimiento repentino, la pérdida de oportunidades de venta y la indignación de los mercados?  

Todo se reduce a mejorar los marcos de decisión para que la organización pueda alcanzar el equilibrio adecuado entre la incertidumbre de la demanda y la continuidad del suministro. Hay dos lugares a lo largo del ciclo de trabajo donde suele producirse el "desajuste" entre la demanda y el suministro: En primer lugar, donde la entrada de materias primas se encuentra con la fabricación, y en segundo lugar, donde la fabricación se enfrenta a la salida de productos acabados. Una vez identificados con precisión estos dos puntos -tanto desde el punto de vista sistemático como geográfico-, la atención se desplaza al siguiente paso: calcular la cantidad de inventario que debe mantenerse. Esto último debe hacerse por unidad de mantenimiento de existencias (SKU), por categoría y por marca, ya que cada una tiene un ciclo diferente. Para ello, una organización necesita hacer un seguimiento de dos tipos de ciclos de existencias. El primero es el ciclo de existencias, que se refiere al volumen de bienes y productos que deben estar siempre disponibles para atender la demanda rutinaria o previsible de los clientes. El segundo es el stock de seguridad, que es el stock de reserva o de emergencia necesario para proteger la empresa contra los cambios en los programas de producción, la escasez de suministros de los proveedores o los picos inesperados de la demanda. 

Las organizaciones pueden mantener un nivel de inventario constante y optimizado adoptando los siguientes enfoques: 

• Instituir una estrategia de transformación digital holística y para toda la organización que incluya análisis avanzados y modelos de previsión personalizados. 
• Desplegar un sistema centralizado de registros alimentado por una única fuente de información.   
• Revisar el historial y descifrar los patrones con regularidad.    
• Estar al tanto de las tendencias.   
• Definir y desplegar políticas.   
• Formar a los equipos.   
• Implementar la colaboración interdepartamental.    
• Combinar las mejores prácticas con libros de operaciones propios.  

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¿Cómo pueden ayudar las tecnologías 3D y de realidad aumentada (RA) a reducir el sobrestock?

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Al ampliar el superpoder de la previsión de la demanda, la digitalización mediante 3D y RA puede ayudar a los directivos y a las organizaciones a obtener nuevos niveles de control sobre el sobrestock   

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En la "próxima normalidad", las estrategias y los enfoques de las organizaciones deben estar impulsados por una mentalidad de "lo digital primero". Eso significa mantenerse atento a las nuevas tecnologías y tendencias y encontrar formas no convencionales de integrarlas en los modelos de negocio existentes para reinventar la ventaja competitiva.   

La modernización y la digitalización pueden transformar las cadenas de suministro en operaciones eficientes y resistentes. De hecho, descubrir nuevas formas de hacer las cosas integrando las herramientas digitales y las habilidades tecnológicas en el flujo de trabajo diario es una recomendación clave de McKinsey para reajustar el rumbo de las empresas. En este sentido, los futuros líderes ya han comenzado a adoptar la transformación tecnológica con la ayuda de marcos digitales y sistemas de próxima generación. El 90% de los líderes encuestados compartían la ambición de aumentar la cantidad de competencias digitales en la cadena de suministro dentro de sus organizaciones, mientras que más del 50% esperaba introducir cambios permanentes en sus procesos de planificación.   

En este contexto, las tecnologías 3D y de Realidad Aumentada (RA) se presentan como poderosas herramientas, especialmente en el área decisiva de la previsión de la demanda. En una época de cambios bruscos -en función de los nuevos comportamientos de compra, la alteración de la logística y la incertidumbre socioeconómica-, el 3D y la RA tienen el potencial de revolucionar la planificación del inventario, ayudando a los directivos a resolver por fin el problema del sobrestock.   

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_{La creación de prototipos y la realización de pruebas de mercado con 3D y RA fomenta la toma de decisiones de producción y la reducción del stock no deseado. Haz click en "Ver en tu espacio" para ver esta bicicleta en tu casa.}

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El 3D y la RA permiten enriquecer la realidad con nuevas capas de información digital en forma de texto, gráficos, vídeo, audio y animación. Estas visualizaciones ayudan al espectador a obtener nuevos conocimientos sobre un producto o un prototipo, normalmente a través de una experiencia de inmersión virtual. La tecnología 3D y RA permite a los usuarios  :  

• Reconfigurar girando, rotando y volteando libremente para entender un artículo desde nuevos ángulos, obteniendo así una mejor visión de él.   
• Alterar el color y el tono a voluntad para experimentar con el aspecto y la apariencia.   
• Trasladar los productos de los catálogos impresos, los folletos y las páginas web de comercio electrónico directamente a sus propios hogares y lugares de trabajo de forma virtual para averiguar si serán un buen " producto " antes de comprarlo.  
• Algunos servicios de 3D y RA, como los del equipo de soluciones de 3D y RA de Enhance, también permiten a los fabricantes y a las marcas tomar el pulso a sus mercados sin la molestia y el coste de un estudio de mercado completo y los niveles de aceptación de los productos con comentarios minuciosos y en tiempo real.    
• Por último, a medida que la tecnología sigue mejorando, el 3D y la RA son cada vez más fáciles de implementar. Por ejemplo, la experiencia interactiva sin aparatos y basada en la web de las soluciones 3D y RA de Enhance es 100% manos libres y permite a los equipos de producto, marketing y desarrollo integrarla en sus flujos de trabajo sin esfuerzo en formato SaaS.  

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Cómo utilizan las empresas el comercio en 3D para evitar el sobrestock  

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Tanto los líderes del sector como las estadísticas han empezado a inclinarse por la tecnología 3D y RA  

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• DHL se asoció con las empresas de hardware de realidad aumentada (RA) Vuzix y Google para resolver los problemas de almacenamiento y logística. Esta experiencia elevó la eficiencia, redujo los costes, mejoró la seguridad, minimizó los errores e impulsó el retorno de la inversión y los directivos de la cadena de suministro de DHL decidieron desplegar soluciones de RA en numerosos sectores industriales.   
    
• El Servicio Nacional de Salud del Reino Unido experimentó un aumento del 95 por ciento tanto en la eficiencia del tiempo como en los costes cuando llevó a cabo un piloto de RA en varios hospitales para rastrear el inventario y los datos de los pacientes.  
    
• Las encuestas realizadas en Norteamérica y Europa muestran que el 34 por ciento de los encuestados creen que la RA es una tecnología importante de última hora en la que invertir.  

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Las tecnologías 3D y RA aportan sentido y claridad al enigma del sobrestock.   

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Las exclusivas funciones de visualización "pruebe antes de comprar" están generando información que cambia el juego en cuanto a la comprensión del producto, el sentimiento del mercado y la intención de compra  

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El 3D y la RA hacen que los compradores y los inversores tengan más confianza al proporcionarles todos los datos que necesitan para tomar decisiones inteligentes e informadas. No sólo las empresas automovilísticas: ahora todas las marcas pueden tener su propia versión de la "prueba de conducción", por así decirlo. Para las organizaciones, los proveedores de servicios logísticos y los propietarios de almacenes, la transformación digital impulsada por el 3D y la RA se traduce en el santo grial de todo el comercio: clientes potenciales y muestras de interés previamente filtradas por naturaleza y que conllevan una intención significativamente mayor y probabilidades de cierre notablemente más altas. Las cifras lo confirman. El gigante del comercio electrónico Shopify revela que los compradores pueden tener un 44% más de probabilidades de colocar un artículo en su cesta de la compra una vez que han interactuado con él en 3D. Y, además, hay muchas menos probabilidades (un 40% para ser exactos, según Shopify) de que el artículo sea devuelto. Dado que las devoluciones suponen una cruz de 550.000 mil millones de dólares para las empresas de todo el mundo, esto debería suponer un gran alivio para los minoristas y las marcas de todo el mundo.  

El 3D y la RA también pueden influir en el sobrestock de forma indirecta al ayudar a los agentes de logística y entrega a acelerar cada parámetro. Las tecnologías 3D y RA pueden añadir eficiencia al proceso de carga con la " captación por visión ", agilizar las operaciones al permitir a los equipos con vistas espaciales en 3D localizar el artículo más cercano en la estantería e incluso optimizar el coste y el tiempo de la última etapa sugiriendo las mejores rutas de entrega.  

Además, el 3D y la RA pueden ayudar a los gestores a visualizar virtualmente las mercancías en un entorno de almacenamiento para decidir cuáles son las instalaciones de almacén que tienen el tamaño, la forma y el ajuste adecuados.   

Gracias a que el 3D y la RA captan la demanda de los compradores y mejoran las tecnologías, los propietarios de las empresas y los responsables de los ingresos pueden centrarse ahora en tomar decisiones dinámicas y rentables, es decir, en mantener el exceso de existencias en niveles manejables.   

Esto significa todo, desde una mejor planificación del espacio del almacén, reposición de existencias, protección contra la escasez, organización de las transacciones entre tiendas, coordinación del inventario (entre la tienda, el almacén y los centros de distribución), intercambio de información oportuna con los socios de suministro y los proveedores, hasta el ajuste contra los cambios del mercado, la reducción del tiempo de entrega, el control de los daños ambientales y la respuesta a los compradores en tiempo real para aumentar la satisfacción del cliente. Cuando se añade la otra gran estadística: que la enorme cifra del 93% de la Generación Z (un grupo demográfico con un poder adquisitivo cada vez mayor) expresa un claro interés en utilizar la realidad aumentada para sus compras, el caso de la adopción de la 3D y la RA se convierte más en una cuestión de cuándo que de si.  

El viaje hacia el país de la 3D/RA puede comenzar con sólo un dispositivo y una conexión a Internet. Eso es todo lo que requiere una demostración. Para las marcas que necesitan seguir las tendencias de los consumidores, los fabricantes de productos pesados y poco manejables, las organizaciones que producen artículos de gran valor, las empresas con procesos complejos de desarrollo de productos y los empresarios que buscan validar los planos antes de que lleguen al almacén, la barrera de entrada al siguiente nivel de rendimiento nunca ha sido tan baja. Y la promesa de obtener un beneficio, nunca ha sido mayor.